Module de gestion de l’hébergement

Gérez efficacement l’hébergement des travailleurs de campements éloignés

L’hébergement des travailleurs dans des campements éloignés nécessite beaucoup de savoir-faire et d’organisation mais nécessite surtout des outils de travail efficaces qui aident les gestionnaires de campements à accommoder les besoins de leurs « clients », à gérer les exceptions quotidiennes inhérentes aux projets situés en régions éloignées et à optimiser le taux d’occupation de leurs unités d’hébergement.

Ce dernier point est critique pour les entreprises minières parce que cela contribue à contrôler et réduire leurs coûts d’opérations et à accélérer l’exécution de leurs projets. Il est tout aussi important pour les opérateurs qui construisent et louent des campements pour maximiser les revenus des nuitées.

Une des principales forces de CampLogistiks est justement d’aider les entreprises industrielles et les opérateurs de campements à atteindre les objectifs d’affaires susmentionnés.

Parmi les outils et les avantages offerts par CampLogistiks on peut citer les suivants :

Optimisation du taux d’occupation:

• Le sélecteur de chambres évolué tient compte de certains paramètres comme le quart de travail, le sexe et la période de la réservation pour indiquer votre capacité d’accueil en temps réel et pour trier automatiquement les chambres de sorte à maximiser les « back-to-back ». Cet outil permet également d’afficher les chambres propres avec un symbole visuel en haut de la liste. Ce qui contribue à optimiser l’occupation du campement, à réduire les erreurs humaines et améliorer l’expérience des résidents;
• La cédule d’occupation de chambres qui permet de voir d’un coup d’œil l’état des réservations existantes et futures, les chambres disponibles vs. brisées, etc. Ce qui permet pour choisir la meilleure chambre possible pour la nouvelle réservation à créer;
• Une fonctionnalité qui permet de scinder une réservation sur plusieurs chambres en vue de maximiser l’occupation du campement;

Synchronisation avec les voyages (optionnel)

• Les réservations dans CampLogistiks peuvent être avec ou sans chambre et avec ou sans voyage nolisé. Pour les réservations qui incluent un voyage terrestre ou aérien, le système offre une intégration parfaite entre les modules. Par exemple si un vol est retardé d’une journée ou plus, les réservations de chambres sont modifiées en conséquence; de même que si un passager est marqué comme absent sur son voyage d’entrée, sa chambre est libérée automatiquement, etc. cette synchronisation entre les modules permet d’éviter les oublis et les actions manuelles, ce qui contribue à optimiser l’occupation du campement.

Imputation des coûts et facturation :

• La possibilité d’attacher les réservations à des variables d’imputation telles que le projet, le bon de commande, le département ou encore le centre de coût, en vue de faciliter la facturation, le suivi des coûts et la génération de rapports basés sur ces variables;
• Pour les opérateurs de campements, CampLogistiks offre une synchronisation complète avec le module de facturation. Ceci leur permet de capturer et facturer les nuitées de façon précise, aux bons clients, selon les tarifs appropriés et avec les bonnes variables d’imputation / facturation (bon de commande, projet département, etc.);
• La création de réservations de longue durée sur la même chambre et qui peuvent être entrecoupées par des périodes de présence et d’absence du site. De cette façon, la chambre peut rester assignée au travailleur, mais chacune de ces périodes pourra être facturée au client avec un tarif différent;

Synchronisation avec les ménages:

• Une intégration parfaite avec le module de ménage, de sorte que la cédule d’entretien ménager est générée par le système de façon automatique et en temps réel, en tenant compte du statut des réservations. En effet, CampLogistiks offre trois types de ménages, un journalier, un changement de draps après un certain nombre de jours d’occupation consécutive et un ménage complet le jour du départ. Si des changements surviennent au niveau de la réservation de chambre, ceux-ci sont reflétés automatiquement dans le module de ménage, afin d’optimiser les coûts des ménages et d’améliorer l’expérience des travailleurs au site.

Synchronisation avec la cafétéria:

• Le module de cafétéria de CampLogistiks vous permet de capturer et de valider les transactions de repas en temps réel, par travailleur, par entrepreneur, etc. Les règles de validation qui permettent d’autoriser ou de refuser un repas sont majoritairement basées sur les données des réservations. Par exemple si le travailleur a déjà dépassé son nombre de repas autorisés par jour ou bien s’il a dépassé la durée de son séjour, le système va automatiquement marquer sa transaction de repas comme étant refusée. De plus, étant donné que chaque transaction de repas est associée à la réservation du travailleur, les variables d’imputation telles que l’entrepreneur, le département ou encore le projet sont enregistrées avec ces transactions. Cela facilite l’imputation et la refacturation des repas. Si des changements surviennent au niveau de la réservation de chambre (ex. : départ prématuré ou bien extension de la date de départ), le module de cafétéria en tient compte automatiquement lors du prochain passage du travailleur à la cafétéria. Tous ces liens automatisés entre les modules de cafétéria et de réservations permettent de réduire les erreurs humaines, d’exercer un contrôle effectif sur les repas consommés et même d’obtenir une projection sur le nombre de repas à servir dans une période future, grâce aux réservations créées d’avance par la centrale de réservation.

Réservation d’un bloc de chambres pour un client / entrepreneur

• Le système de réservations, en lien avec le module de gestion de contrats, offre la possibilité d’allouer un bloc de chambres pour un client ou un entrepreneur qui s’engagent à envoyer un certain nombre de travailleurs au site pendant une période donnée. Ceci garantit au client ou à l’entrepreneur que leurs travailleurs auront une chambre disponible pendant toute la durée du contrat et permet aux opérateurs de campements de maximiser l’occupation de leurs chambres et la facturation des nuitées.

Capture d’écran montrant l’interface du module d’hébergement